stiftelseförvaltning
AI-stöd i stiftelsens granskning: ansvar, källor och beslut
Använd AI-utlåtanden som underlag som går att kontrollera. Här är en arbetsrutin för källgranskning, personuppgifter och dokumenterade beslut i en stiftelse.
En stiftelse som använder AI för att läsa avtal, sortera underlag eller flagga avvikelser behöver bestämma hur resultaten ska kontrolleras. Börja med en avgränsad uppgift och en namngiven granskare. Låt ett systemutlåtande vara ett underlag som kan prövas, inte ett påstående om att en myndighet eller revisor redan har godkänt åtgärden.
Utgå från stiftelsens faktiska ansvar
I 2 kap. stiftelselagen finns grundregler för förvaltningen. Föreskrifterna i stiftelseförordnandet ska följas om de inte strider mot lagen, och styrelsen eller förvaltaren ansvarar för att de följs. Där finns också ansvar för bokföringsskyldigheten och för att handlingar förvaras ordnat och betryggande. Kontrollera vilka bestämmelser som gäller för just er stiftelsetyp.
En teknisk leverantörs risketikett är inte samma sak som stiftelselagens tillsyn. Lagens 9 kap. anger tillsynens ordning och befogenheter; ett internt verktyg bör beskrivas som just ett internt stöd. När ett utlåtande berör stiftelsens ändamål, tillåtna användning av medel eller en möjlig intressekonflikt, koppla frågan till rätt beslutsfattare och relevant sakkunskap.
Bestäm vad verktyget får göra
Skriv gärna en kort instruktion som anger vilka dokument verktyget får läsa och vilket slags svar som efterfrågas. Ett avgränsat uppdrag kan vara att lista saknade bilagor eller jämföra ett utkast med angivna villkor. Beskriv separat vem som får ändra underlaget och vem som fattar beslut om betalning eller avtal.
Begär spårbara hänvisningar: dokumentnamn, version, sida eller avsnitt och den formulering som ligger bakom en varning. Om en sådan hänvisning saknas, markera frågan som otillräckligt underbyggd och kontrollera originalet. Låt inte ett flytande svar ersätta den kontrollen.
Förslag till granskningsrutin
- Identifiera frågan. Beskriv vilken åtgärd eller formulering som behöver bedömas och vilket material systemet fick tillgång till.
- Öppna källan. Kontrollera att hänvisad regel eller handling finns, är aktuell och gäller den situation som diskuteras.
- Pröva tolkningen. Håll isär ett faktiskt avsteg, en oklar formulering och ett tekniskt fel i utlåtandet.
- Eskalera det oklara. Ange vem som ska utreda frågan vidare och vilka kompletteringar som behövs.
- Dokumentera beslutet. Spara beslutsunderlag, ansvarig granskare, motivering och datum enligt era beslutade rutiner.
En varning bör inte rutinmässigt följas eller ignoreras för att den kommer från AI. Dokumentationen kan visa hur bedömningen gjordes, men är ingen utfästelse om ett visst rättsligt utfall. Stiftelselagens 5 kap. innehåller bestämmelser om skadestånd när bland annat en styrelseledamot eller förvaltare uppsåtligen eller av oaktsamhet orsakar skada i sitt uppdrag.
Kontrollera personuppgifter före uppladdning
IMY:s vägledning om GDPR och AI klargör att dataskyddsförordningen gäller när personuppgifter behandlas vid utveckling eller användning av AI. Verksamheten behöver bland annat följa grundprinciperna, ha rättslig grund och informera de registrerade om hanteringen.
Inventera därför innehållet innan ni lämnar dokument till en leverantör. Kontrollera avtal, åtkomst, lagring och eventuell vidareanvändning. Börja gärna med material utan personuppgifter när ni provar en ny granskningsrutin. Det ersätter inte en bedömning av den användning ni senare vill införa.
Följ upp vad granskningen faktiskt tillför
Välj ett avgränsat urval för manuell jämförelse och dokumentera missade frågor, felaktiga varningar och extra kontrollarbete. Redovisa urvalets begränsningar. Använd observationerna för att ändra instruktioner eller begränsa användningen; dra inte slutsatser om andra stiftelsers arbetssätt från er egen provning.